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FAQ

Unsere FAQ (Frequently Asked Questions) enthalten Antworten auf die meisten Fragen, die uns regelmäßig gestellt werden. Die Fragen sind sortiert nach den entsprechenden Themenbereichen. Falls Ihre Frage nicht dabei ist, können Sie uns auch gerne direkt kontaktieren.



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Informationen zu Auftragserteilung und Formularen

Ich möchte ein Arzneimittel in die IFA-Datenbank neu aufnehmen. Wo finde ich die maßgeblichen Vorschriften?

Für die Neuaufnahme eines Arzneimittels müssen Sie Anlage B1 verwenden. Die dort abgefragten Informationen gehen auf gesetzliche Vorgaben zurück.

Hier die wichtigsten Vorschriften:

- Arzneimittelgesetz – AMG
- Sozialgesetzbuch Fünftes Buch – SGB V
- Arzneimittelpreisverordnung – AMPreisV
- Packungsgrößenverordnung – PackungsV.

Ferner gelten verschiedene Rahmenverträge, die Sie auf der Homepage des GKV-Spitzenverbands unter dem Menüpunkte Für pharmazeutische Unternehmer einsehen können.

Unter welchen Voraussetzungen kann eine PZN-Beantragung erfolgen?

Bei PZN-Beantragung muss ein gültiger Vertrag und eine Kundennummer bei der IFA vorliegen. Neukunden können direkt mit dem Vertrag den ersten Auftrag mitsenden.

Warum muss ich für eine Artikelneuaufnahme so viele Daten angeben, wenn ich doch lediglich eine PZN für meinen Artikel benötige?
Die PZN ist nicht nur eine Bestellnummer und dient auch nicht ausschließlich der Erzeugung eines Strichcodes. Die Handelsunternehmen und andere Nutzer der IFA-Informationsdienste wollen nicht nur wissen, welcher Artikel sich hinter einer bestimmten PZN verbirgt. Gefragt ist z. B. auch, ob der Artikel ohne Rezept abgegeben werden darf, ob er gekühlt gelagert werden muss, ob er über den pharmazeutischen Großhandel zu beziehen ist und vieles mehr. Diese Daten zu erfassen und strukturiert weiterzugeben, ist die Aufgabe der IFA GmbH, die Informationen bereitzustellen, ist Aufgabe des Anbieters.
Kann sich der Anbieter eine PZN aussuchen?

Nein, die PZN wird automatisch generiert.

Ich benötige PZN für meine Artikel und die Artikeldaten sollen in die IFA-Informationsdienste aufgenommen werden. Welche Möglichkeiten habe ich und welche Formulare fülle ich dann aus?
a) Ich erhalte jetzt die PZN und entscheide mich später für die Veröffentlichung der Artikeldaten: Anlage A (Zuteilung von PZN) mit Auftragsdeckblatt. b) Ich erhalte jetzt die PZN und beauftrage gleichzeitig die Veröffentlichung zu einem späteren als dem nächstmöglichen Termin: Anlage A (Zuteilung von PZN), Anlage B1 (Neuaufnahmen Arzneimittel) und/oder Anlage B2 (Neuaufnahmen sonstige Artikel) mit einem Auftragsdeckblatt für beide Aufträge. c) Ich beauftrage direkt die Veröffentlichung der Artikeldaten zum nächstmöglichen Termin: Anlage B1 (Neuaufnahmen Arzneimittel) und/oder Anlage B2 (Neuaufnahmen sonstige Artikel) mit Auftragsdeckblatt.
Wie lange dauert die Bearbeitung einer Zuteilung von PZN?

Die Bearbeitung kann je nach vorliegendem Auftragsvolumen bis zu fünf Arbeitstagen dauern.

Was ist beim Veröffentlichungstermin anzugeben?

Bitte geben Sie bei  "Veröffentlichung zum" ein Datum an. Eine Veröffentlichung einer PZN  ist zum 1. und 15. eines Monats möglich. Wenn Sie keine Angabe machen, erfolgt die Aufnahme zum nächst möglichen Veröffentlichungstermin.

Was bedeutet Sperrfrist?

Neuaufnahmen oder Änderungen, die den pharmazeutischen Großhandlungen nach Wunsch des Anbieters möglichst spät bekannt gemacht werden sollen, können mit einer sogenannten Sperrfrist in Auftrag gegeben werden. Die pharmazeutischen Großhandlungen erhalten Informationen mit Sperrfrist jeweils 5 Arbeitstage, Informationen ohne Sperrfrist jeweils 10 Arbeitstage vor Veröffentlichungsdatum.

Enthält die IFA-Datenbank Bilder der Produktverpackung?

Nein. Bei etwaigem Bedarf sprechen Sie ggf. Ihren Softwareanbieter an.

Wann wird ein Auftragsdeckblatt verwendet?

Bitte fügen Sie ein Deckblatt pro Auftrag bei – nicht pro Artikel.

Welches Formular wird bei Löschungen benötigt?

Bei Löschungen können Sie die Anlage C für Artikeländerungen ausfüllen oder Sie senden uns eine E-Mail mit Ihrer Kundennummer sowie der zu löschenden PZN.

Ist es möglich eine gelöschte PZN zu reaktivieren?
Nein, eine gelöschte PZN lässt sich nicht reaktivieren.
Zu welchem Termin ist eine Kündigung bei der IFA möglich?

Der Vertrag mit der IFA kann mit einer Frist von drei Monaten zum Ende des Kalenderjahres durch schriftliche Anzeige gekündigt werden.

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IFA Codingsystem
SecurPharm
Informationsstelle für Arzneispezialitäten – IFA GmbH