Die IFA-Informationsdienste werden für eine bestimmte Zielgruppe im Pharmamarkt und im Gesundheitswesen erstellt: Apotheken, pharmazeutische Großhandlungen, Ärzte, Krankenkassen etc. An die Artikel und deren Anbieter werden daher bestimmte, den Bedürfnissen dieses Nutzerkreises entsprechende Anforderungen gestellt. Diese sollen sicherstellen, daß alle rechtlichen Voraussetzungen für das Inverkehrbringen der Artikel gegeben sind. Darüber hinaus gibt es auch Anforderungen an die Identifizierbarkeit und Relevanz der Artikel.

Vertrag mit der IFA GmbH - Erste Bedingung für die Aufnahme von Artikeldaten ist ein Vertrag über unsere Dienstleistung der Pflege und Veröffentlichung von Artikeldaten.

Vertriebsrechte - Der Anbieter muß sämtliche rechtlichen und tatsächlichen Voraussetzungen für das Inverkehrbringen der unter seinem Namen angemeldeten Artikel erfüllen.

Apothekenüblichkeit - Es werden nur Arzneimittel und sonstige apothekenübliche Waren gemäß §25 Apothekenbetriebsordnung aufgenommen. In Zweifelsfällen kann der Nachweis der Apothekenüblichkeit durch eine rechtsverbindliche Stellungnahme der zuständigen Überwachungsbehörden erforderlich sein.

Verkehrsfähigkeit - Alle Artikel müssen uneingeschränkt verkehrsfähig sein. Arzneimittel und Medizinprodukte müssen entweder gemäß Arzneimittelgesetz bzw. Medizinproduktegesetz zugelassen oder von der Zulassungspflicht befreit sein. Auch Nichtarzneimittel wie Kosmetika, Diätprodukte, Nahrungsergänzungsmittel etc. unterliegen gesetzlichen Bestimmungen zur Verkehrsfähigkeit.

Fertigprodukte - Die Artikel müssen Fertigprodukte sein und durch den Produktnamen und die Packungsgröße eindeutig identifiziert werden können, ohne daß zusätzliche Angaben wie Individualmaße, oder -größen, Rezepturangaben o.ä. erforderlich sind.

Verbrauchereinheiten - In die IFA-Datenbank werden nur Verbrauchereinheiten aufgenommen, also Handelsformen, die ohne Auseinzeln an Verbraucher abgegeben werden können.

Ausschlußkriterien für Artikel
- Nicht apothekenübliche Waren.
- Nicht allgemein verkehrsfähige Artikel. Arzneimittel, die gemäß §73 AMG importiert werden.
- Maß-, Individual- und Sonderanfertigungen sowie andere Artikel, die keine Fertigprodukte sind.
- Gebinde, Versandeinheiten etc., die keine Verbrauchereinheiten sind.
- Artikel, die bereits in der IFA-Datenbank geführt werden, keine Mehrfachnennungen.